【律所運(yùn)營(yíng)管理專(zhuān)題】特色秘書(shū)工作
2018-01-04
［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運(yùn)營(yíng)管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個(gè)集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動(dòng)交流平臺(tái)。
鑒于上述，從本期開(kāi)始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實(shí)錄，敬請(qǐng)關(guān)注。
今天分享的是金諾律師事務(wù)所常穎穎的《特色秘書(shū)工作》
部門(mén)年收入分析
TOP榜：
說(shuō)到部門(mén)收入分析，在各行各業(yè)到年終的時(shí)候都會(huì)有這項(xiàng)工作，其目的就是想知道當(dāng)年的業(yè)績(jī)情況及工作情況，再可根據(jù)當(dāng)年情況調(diào)整下年工作計(jì)劃。
我本次講的是從一個(gè)部門(mén)的角度去分析整年的收入情況，其目的是什么的，我們來(lái)看下這個(gè)TOP榜，這些TOP榜數(shù)據(jù)分析的目的，就是我們所得到的某些信息。
具體我們依次來(lái)了解：
TOP1：
1、分析總額收入最高的客戶(hù)，我們當(dāng)年為他們提供了哪些業(yè)務(wù)及服務(wù)，這些業(yè)務(wù)或服務(wù)是否可以推廣給其它類(lèi)似類(lèi)型的現(xiàn)有客戶(hù)。其實(shí)這就變相的增加了事務(wù)所收入新源；
2、既然分析出值得推廣的業(yè)務(wù)，那么隨之下年度的推廣計(jì)劃內(nèi)容也就有了。
TOP2：
剛剛我們講的是年收入總額排名第一的客戶(hù)，現(xiàn)在我們分析是常規(guī)服務(wù)的客戶(hù)平均費(fèi)率最低的有哪些。我們要深度分析為什么這個(gè)客戶(hù)費(fèi)率這么低！是不是我們?nèi)粘５姆?wù)不夠密切，客戶(hù)對(duì)我們的了解不透徹，導(dǎo)致我們的合作機(jī)會(huì)變少？還是客戶(hù)認(rèn)為一些業(yè)務(wù)律師做不了，找了其他的機(jī)構(gòu)？這些都有可能。
那我們要改善。怎么改善？我們要加強(qiáng)對(duì)此類(lèi)客戶(hù)的日常維護(hù)溝通，定期向客戶(hù)推廣事務(wù)所新業(yè)務(wù)。讓客戶(hù)真正的了解我們的業(yè)務(wù)能力。從而促成我們以后的合作機(jī)會(huì)。
TOP3：
收費(fèi)高的項(xiàng)目， 一航情況都是專(zhuān)業(yè)化的項(xiàng)目或針對(duì)客戶(hù)的要求專(zhuān)門(mén)為其定制的項(xiàng)目。
通過(guò)這種分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，即使是專(zhuān)業(yè)化項(xiàng)目的產(chǎn)品收費(fèi)高，但當(dāng)此類(lèi)項(xiàng)目做一段時(shí)間后，也就轉(zhuǎn)為了普通業(yè)務(wù)。
1、我們要增加客戶(hù)的粘度，來(lái)說(shuō)服客戶(hù)為其做定制化服務(wù)；
2、我們還要不斷的研發(fā)新的產(chǎn)品，然后向客戶(hù)推廣。
TOP4：
單純就是后續(xù)接收案件的收費(fèi)依據(jù)
TOP5：
律師工作價(jià)值+年終考核依據(jù)：每個(gè)事務(wù)所年終頭疼的事就是評(píng)價(jià)律師以及獎(jiǎng)金如何發(fā)放。就算評(píng)價(jià)完了，獎(jiǎng)金也發(fā)了?？赡芤矔?huì)有人認(rèn)為自己獎(jiǎng)金與付出不成正比。
所以我們根據(jù)這些數(shù)據(jù)對(duì)律師的年度工作進(jìn)行分析（工作量、辦案量及日常維護(hù)客戶(hù)情況等）。統(tǒng)計(jì)分析律師工作量即能體現(xiàn)律師的工作價(jià)值，又可為年終的考核提供有力的參考數(shù)據(jù)。
為什么說(shuō)調(diào)整工作安排呢？因?yàn)槲覀儎傉f(shuō)的那種考核方式是對(duì)正常業(yè)務(wù)工作律師的規(guī)則；
如果說(shuō)安排這個(gè)律師做的業(yè)務(wù)是沒(méi)有營(yíng)收的，但在事務(wù)所這個(gè)職務(wù)又是不能缺少的怎么辦？
那就特事特辦，我們制定另一套考核方式。
例如：一個(gè)做研發(fā)的律師，那我們 考核其在這一年中出了幾個(gè)研發(fā)成果，這些研究成果有哪些是可以推給客戶(hù)的。
部門(mén)收入數(shù)據(jù)源：只要有了指定的數(shù)據(jù)，就可以分析你所想分析的目的（舉例TOP1）;其實(shí)，數(shù)據(jù)源最核心的數(shù)據(jù)還是來(lái)源于工作單。只能你給客戶(hù)展示我們所為他做的工作的細(xì)項(xiàng)，客戶(hù)會(huì)更認(rèn)可我們的工作成果。
文件管理
一、文件不歸檔問(wèn)題
1、律師工作很忙，沒(méi)時(shí)間處理。但當(dāng)然也有律師對(duì)自己的文件進(jìn)行歸檔整理的，但一人一個(gè)樣，所以即使做了這項(xiàng)工作，成果也不是不統(tǒng)一、不規(guī)范的。
2、離職律師資料交接問(wèn)題：我想在坐的各位主任們應(yīng)該也有遇到過(guò)這樣情況的吧。律師離職了，但其所涉及的案件資料沒(méi)有進(jìn)行交接或交接資料不完整。
這種情況如有發(fā)生，首先客戶(hù)會(huì)對(duì)律師的服務(wù)質(zhì)量存質(zhì)疑。
二、不歸檔問(wèn)題對(duì)客戶(hù)及事務(wù)所的弊端
在客戶(hù)來(lái)講，他是與事務(wù)所簽約，而不是與某一個(gè)律師簽約。所以假如當(dāng)某一個(gè)律師離職了，客戶(hù)找事務(wù)所來(lái)要其負(fù)責(zé)的某個(gè)案件資料而事務(wù)所拿不出來(lái)時(shí)，那客戶(hù)會(huì)質(zhì)疑我的服務(wù)質(zhì)量，懷疑我們是不是一個(gè)好所、一個(gè)規(guī)范的所、一個(gè)可以值得他們所依賴(lài)的律師。
對(duì)事務(wù)所來(lái)講，兩方面，首先，客戶(hù)來(lái)要資料，而我們又無(wú)法提供，這是在我們本次服務(wù)中出現(xiàn)了缺陷，我們會(huì)對(duì)客戶(hù)存在歉疚感；其次，在服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)來(lái)講，這將成為我們的一個(gè)短板。
三、規(guī)范文檔所能帶來(lái)的好處
提升律師事務(wù)所業(yè)務(wù)收入，降低律師的煩雜類(lèi)工作量，從而讓其更為專(zhuān)注的處理業(yè)務(wù)工作；有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，部門(mén)合伙人不定期抽查律師給客戶(hù)提供的法律文件的質(zhì)量問(wèn)題，為此進(jìn)行把關(guān)；同時(shí)也是客戶(hù)和律師考核依據(jù)，既然對(duì)文檔進(jìn)行了管理，就可以得出工作量數(shù)據(jù)，從而考核客戶(hù)及律師的參考數(shù)據(jù)。
結(jié)語(yǔ)
一個(gè)事務(wù)所要想規(guī)范、要想體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)，就應(yīng)該有一個(gè)統(tǒng)一的模式來(lái)進(jìn)行文件管理。如配備專(zhuān)業(yè)人員來(lái)對(duì)它進(jìn)行管理。
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